O que acontece se uma empresa não dar devida atenção às notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ?
Muitas empresas no Brasil ainda fazem a consulta manual no Portal da Nota Fiscal eletrônica, porém, para isso é preciso da chave de acesso que consta no Danfe online ou impresso.
Neste processo, se outra empresa está usando o seu CNPJ como destinatário de forma indevida, é difícil ter conhecimento e conseguir se manifestar contra esse documento a tempo de evitar problemas fiscais.
Por isso, neste conteúdo vamos mostrar para você como e onde consultar notas fiscais emitidas para a sua empresa sem precisar da chave de acesso. Acompanhe!
Como consultar notas fiscais emitidas contra meu CNPJ?
No Portal da NFe você não conseguirá essa informação sem a chave que consta no DANFE. Portanto, é preciso utilizar um software como o NuvemERP, veja:
- acesse o site nuvemerp.com.br e inicie um teste grátis;
- insira o certificado digital;
- as notas fiscais emitidas contra seu CNPJ irão aparecer em Compras > Manifesto Fiscal;
- na própria tela é possível verificar todas as informações da NFe, como valor, destinatário, data e hora de emissão, entre outros.
Caso seja encontrada alguma nota fiscal que você não tem conhecimento ou foi emitida de forma indevida, é possível realizar o manifesto no mesmo instante.
Neste caso, localize a NFe indevida e clique em ações em seguida “Manifestar Ciência da Operação”. Você poderá escolher o tipo de evento e ele será enviado para a Secretaria da Fazenda de forma automática.
Busca de nota fiscal com chave de acesso
Você pode fazer a consulta de uma NFe emitida contra o seu CNPJ de forma gratuita, com a chave de acesso na SEFAZ. Veja passo a passo:
- acesse o Portal da Nota Fiscal eletrônica, na aba “Serviços > Consultar NF-e”;
- digite os 44 números da chave de acesso que consta do DANFE;
- resolva o captcha;
- você verá as informações da nota fiscal, e para baixar o XML completo, é preciso inserir o certificado digital.
Esse processo é útil quando você recebe poucos documentos por mês, e o seu fornecedor envia o DANFE por e-mail ou impresso junto com a mercadoria.
No entanto, é importante se atentar ao fato de que no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica você tem acesso aos dados que sabe que foram emitidos contra o seu CNPJ, mas se alguém o fez de forma indevida, você não terá conhecimento.
Além disso, só é possível consultar um documento por vez, ou seja, é preciso repetir o passo a passo para cada XML de nota fiscal.
Por isso, é indicado contar com o software de recebimento automatizado da NuvemERP. A seguir, mostramos algumas vantagens de utilizar a ferramenta.
Vantagens de utilizar um software especialista
A primeira grande vantagem de utilizar um software como o NuvemERP é ter acesso a todas as NFes e CTes emitidos contra o CNPJ do empreendimento.
Uma vez que a plataforma esteja integrada à SEFAZ via certificação digital, o sistema captura tudo o que é recebido a cada 1 hora respeitando as regras da SEFAZ referente a consultas.
Além disso, todos os documentos retornam da validados e autorizados, prontos para ser integrado ao ERP fazendo assim a movimentação de estoque e financeira.
Outras vantagens são:
Segurança e compliance
Você sabia que armazenar o XML é obrigatório? A RFB pode solicitar o documento em um período de 5 anos, e caso sua empresa não apresente, poderá sofrer com autuações e multas.
O NuvemERP armazena todos os arquivos XML em nuvem pelo tempo determinado em lei, e graças aos filtros e marcadores inteligentes, é possível encontrar qualquer nota fiscal em segundos.
Centralização de informações
A solução centraliza dados de NFe, NFSe, CTe e CTe OS recebidos, e ainda pode armazenar NFe, NFCe e CTe emitidos.
Além disso, tem funcionalidades para guarda de documentos não fiscais como recibos, boletos e ordens de compra, seja no financeiro ou em outros cadastros.
Manifestação do destinatário
Não basta apenas saber que uma nota indevida foi emitida contra o seu CNPJ, é preciso informar ao Fisco para garantir que sua empresa não terá problemas.
Por isso o sistema NuvemERP é indicado, afinal, basta 2 cliques e a nota será manifestada junto à Secretaria da Fazenda. Veja os tipos de manifestos eletrônicos:
- Confirmação da operação
Use para confirmar que houve a operação conforme foi descrito na nota fiscal. Lembre-se de efetuar esse manifesto apenas depois da entrada das mercadorias no seu estabelecimento.
- Operação não realizada
Este evento deve ser usado quando houve acordo de compra ou venda, e o fornecedor chegou a enviar a mercadoria, mas por algum motivo ela não chegou. O ideal é entrar em contato com o fornecedor antes.
- Desconhecimento da operação
Este é o manifesto que você deve usar quando há utilização indevida da inscrição estadual ou CNPJ da sua empresa, ou seja, quando você não tem conhecimento sobre aquela transação. É a forma de proteger o seu negócio de fraudes e passivos tributários indevidos.
Como proteger o CNPJ de notas frias
Receber tudo o que é emitido contra o CNPJ é a melhor forma de se proteger contra as notas frias, e vamos explicar certinho o porquê.
Um caso bem recente sobre as notas frias foi a investigação sobre uma quadrilha suspeita de desviar mais de R$300 milhões em verbas públicas destinadas ao combate à pandemia. A matéria foi apresentada no “Fantástico” no dia 22/08.
E este não é um caso isolado. Em anos anteriores foram autuadas diversas empresas por conta de esquemas fraudulentos, alguns que passavam dos R$100 milhões, acobertados por notas frias.
Conforme o artigo 172 do Código Penal, é crime “emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado”, com pena de 2 a 4 anos de prisão e multa.
Como você pode ver, uma nota fria pode destruir a reputação da empresa e resultar em outros problemas graves para os envolvidos.
Mas sem dúvidas, o pior sobre as notas frias é que nem todas as empresas envolvidas na nota sabem de fato do esquema fraudulento.
Por exemplo:
Uma empresa X envia uma mercadoria para o local Y, mas emite uma nota fiscal em nome da destinatária Z. Se a empresa Z não agir prontamente, pode ter de pagar multa e prestar contas à Receita, mesmo não sendo beneficiária do esquema.
E é claro que a empresa X não enviará um email com o XML e nem o DANFE (pois sequer terá enviado a mercadoria).
Ou seja, se a empresa Z não tiver meios de descobrir tudo o que é emitido contra o seu CNPJ, provavelmente só irá descobrir quando a RFB “bater na porta”.
Conclusão
Prevenir é melhor do que remediar. Nota fria é um esquema perigoso e que pode colocar a sua empresa em sérios problemas, e você pode nem saber que está sendo vítima de um crime.
Ter conhecimento sobre tudo o que é emitido contra o seu CNPJ é a forma mais eficiente de acompanhar e se manifestar contra NFes indevidas e livrar você e sua empresa de riscos fiscais.
Para receber e consultar NFe, NFSe e CTe de forma automática, e fazer a manifestação do destinatário em poucos segundos, use o NuvemERP com ele, você terá muito mais segurança fiscal e agilidade.