Administrar bem a produção é condição para saúde da indústria.
A boa administração requer dos pequenos empresários conhecimentos simples e objetividade para conduzir bem os negócios. Isso requer ferramentas adequadas à gestão, pois é quase impossível administrar uma fábrica com anotações manuais ou mesmo planilhas de cálculo, por mais elaboradas que estas sejam.
Empresas são sistemas de produção de bens e serviços. Como tais, requerem sistemas de informação que garantam a gestão dos processos. A respeito dessa importância, Felipe Almeida da Silva, especialista em gestão da tecnologia da informação, afirmou em seu estudo que
O ambiente empresarial brasileiro é bastante competitivo, com isso, ferramentas para auxiliar na gestão, como sistemas integrados de gestão, são muito importantes para qualquer tipo de companhia, porém o processo de escolha de um sistema do tipo em pequenas e médias empresas é bastante complexo.¹
Quanto à gestão da fábrica, no livro A Meta², (GOLDRATT, 2014), o personagem principal dá uma importante dica logo no início de uma conversa. Ele diz “você precisa equilibrar o fluxo do produto através da fábrica com a demanda do mercado; vou repetir: equilibre o fluxo, e não a capacidade“.
Embora isso possa parecer complexo, o princípio é simples: para obter lucros, você não deve fabricar nem mais nem menos do que do que sua empresa consegue vender mas, ao mesmo tempo, a produção deve fluir constante. Como um rio em calmaria.
O desafio começa no planejamento de matérias-primas. Esse é um ponto onde muitos empresários erram, ao desconsiderar que matérias-primas e produtos e produtos acabados custam (ou são praticamente) dinheiro. Por isso, nesta edição vamos tratar da correta manutenção das composições e apontamentos de produção e suas matérias-primas e processos agregados. Vamos lá:
1) APÓS PLANEJAR COMPRE COM ANTECEDÊNCIA E APENAS O NECESSÁRIO PARA PRODUZIR.
E por que com alguma antecedência? Obviamente compras de última hora costumam ser compras ruins, seja em preço, em qualidade e em cumprimento de prazo. Um bom sistema de gestão tem que oferecer consulta de disponibilidade ou de faltas de matérias-primas no momento em que se cadastra uma ordem de produção.
2) CONTROLE BEM SEUS PEDIDOS DE COMPRA, PRAZOS DOS FORNECEDORES E MANEJO DOS ESTOQUES.
Após fazer as compras corretas é preciso monitorar, para que nada deixe de ser produzido por falha do fornecedor no pedido. E não há nada pior do que comprar algo e ficar anotando em papéis, cadernos, agendas e planilhas sem integridade. Bons sistemas possuem consultas por data e previsão de chegada para acompanhamento.
3) GARANTA QUE AS BAIXAS DE MATÉRIAS-PRIMAS E OUTROS INSUMOS OCORRAM NO MOMENTO DA PRODUÇÃO.
De nada adianta controlar as entradas e descuidar das baixas, gerando “falsos positivos” no estoque, para descobrir as faltas na hora H. Por isso, ao apontar uma produção de algo, é preciso de imediato garantir que as matérias-primas aplicadas (e outros como embalagens, acessórios) sejam baixadas dos controles. Para não haver redundância de trabalho o melhor é que o sistema já faça isso de modo automático.
4) NOS APONTAMENTOS, CORRIJA EVENTUAIS DISTORÇÕES EM RELAÇÃO AO PREVISTO.
Pode acontecer de de algo não sair como previsto no consumo de algum material, matéria-prima ou horas necessárias à produção. Perdem-se parafusos, despeja-se algum líquido demais, erra-se em usinagem ou estampagem e, muitas vezes, esses materiais se tornam inaproveitáveis, bem como o tempo excedido, que não se recupera.
É importante que essas variações tenham seus consumos ajustados na ordem de produção, para que se saiba com exatidão quando aquele produto custou de fato. Isto já quer dizer que os apontamentos precisam resultar em custos baseados no custo médio de entrada (matérias-primas) ou no custo standard de etapas de mão de obra.
Outro aspecto é que pode-se descobrir que a “composição para produção” estava idealizada de modo errado e precisa ser corrigida sempre. O SEBRAE chama atenção para a necessidade de “planejar, executar, controlar e agir corretivamente“³, do que podemos concluir que essas revisões devam ser feitas com frequência.
Por ora, nesta primeira edição do tema, ficamos por aqui. Nos próximos dias publicaremos o restante dessa matéria, tão importante para proprietários e gestores de pequenas indústrias. Aguarde…
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Módulo produção: controles detalhados e fáceis de usar.
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REFERÊNCIAS:
(1) SILVA, Felipe Almeida da. Sistemas integrados de gestão em nuvem para pequenas e médias empresas no mercado brasileiro. São Paulo: IFSP, 2017. Disponível em: https://bit.ly/2weFMsP.
(2) GOLDRATT, Eliyahu M. e COX, Jeff . A Meta. 2ª Ed. São Paulo : Nobel, 2014.
(3) SEBRAE: Gestão de produção: essencial para o crescimento do seu negócio. Disponível em https://bit.ly/2DXnwZU.